Une meilleure collaboration grâce à de nouveaux outils

De plus en plus, les collaborateurs travaillent lorsqu’ils le souhaitent et où ils le souhaitent. Des solutions informatiques spécifiques constituent la clé d’une communication sans faille et d’un échange de connaissances. Le changement culturel représente cependant le principal levier.

Les collaborateurs sont de plus en plus mobiles et ont donc besoin d’une infrastructure flexible et d’une culture du travail idoine. Si l’entreprise ne leur fournit pas les conditions-cadres requises à cet effet, les collaborateurs sont à même de se débrouiller: ils apportent les appareils et applications mobiles utilisés dans leur vie privée au bureau pour travailler plus facilement. Toutefois, cette informatique de l’ombre recèle des risques considérables pour la sécurité des entreprises. C’est pourquoi la «mobilité» et l’environnement de travail qui en résultent constituent la thématique TIC prioritaire pour de nombreuses entreprises.

Dans la lutte pour recruter les meilleurs employés qualifiés, une entreprise a tout intérêt d’investir dans un environnement de travail moderne.

Deux études récentes de Pierre Audoin Consultants (PAC), qui ont étudié l’environnement de travail en Suisse, témoignent également de l’importance de cette tendance. Les dirigeants interrogés officiant dans le secteur industriel et financier étaient globalement d’accord sur le fait que les collaborateurs souhaitent davantage de flexibilité dans leur travail quotidien, qu’ils refusent les directives et procédures technologiques rigides et qu’ils réclament un environnement de travail moderne.

Les solutions modernes de communication et de collaboration, à l’image d »une solution de collaboration et de communications unifiées (Unified Communications & Collaboration, UCC), aident les collaborateurs à être plus productifs et à échanger plus efficacement au sein de leur équipe. Elles permettent une méthode de travail plus agile et davantage de flexibilité afin que les employés puissent concilier plus facilement travail et vie privée. Dans la lutte pour recruter les meilleurs employés qualifiés, une entreprise a tout intérêt d’investir dans un environnement de travail moderne.

Les chats remplacent les e-mails fastidieux, permettant à un team d’éviter de nombreuses itérations et de parvenir plus rapidement à un résultat.

Les solutions UCC associent les canaux de communication, tels que la téléphonie, l’e-mail et la messagerie instantanée. Plusieurs collaborateurs peuvent par exemple partager un bureau afin de travailler sur un document en différents endroits ou de discuter d’un projet. Les téléconférences ou vidéoconférences remplacent la rencontre en face à face. Cela permet d’éviter les déplacements, de faire des économies et, dans l’idéal, d’améliorer la productivité, sans compter les avantages pour l’environnement. Les chats remplacent les e-mails fastidieux, permettant à un team d’éviter de nombreuses itérations et de parvenir plus rapidement à un résultat.

C’est au stade de la transformation que le bât blesse

Alors que de nombreuses grandes entreprises utilisent déjà l’UCC, les petites hésitent encore, comme l’a constaté MSM Research l’an dernier. Selon des études, les entreprises craignent que l’introduction d’une solution UCC leur demande trop de temps et d’argent. Ces craintes sont toutefois injustifiées: les entreprises peuvent recourir à l’UCC selon deux modèles différents, l’achat ou la gestion, ce qui leur permet de choisir la solution la mieux adaptée.

En plus d’un outil puissant, les nouvelles méthodes de travail et l’accompagnement assurent la réussite de la collaboration.

La multitude des solutions possibles constitue un blocage supplémentaire: les entreprises sont inondées de nombreuses offres d’UCC disponibles sur le marché. Elles n’ont souvent pas le savoir-faire ni la vision globale pour choisir un produit adapté et le modèle d’acquisition approprié, ce qui les empêche de numériser leur communication et leur collaboration.

Différents modèles d’acquisition pour différents besoins

Les solutions UCC peuvent être achetées et exploitées par l’entreprise elle-même avec le soutien d’un partenaire, par exemple dans le domaine de la maintenance. Pour certaines entreprises, cela reste une option judicieuse pour lancer et exploiter une solution UCC.

Une autre possibilité consiste à acquérir une telle solution sous forme de service (UCaaS). L’entreprise élabore différents profils d’utilisateurs avec son partenaire afin de répondre à différents besoins. L’entreprise acquiert les différents profils à un prix mensuel fixe, sans avoir à effectuer un investissement unique. Autre avantage: l’entreprise est toujours à la pointe de la technologie et peut réagir rapidement aux évolutions des besoins des utilisateurs et aux tendances du marché.

L’entreprise peut acquérir l’ensemble des logiciels et matériels nécessaires sous la forme d’un service auprès du centre informatique du partenaire (cloud service). Mais elle peut aussi acquérir l’infrastructure requise dans sa globalité ou en partie depuis un centre informatique propre (hybrid service). Pour certaines entreprises, une telle démarche est impérative pour des motifs techniques ou pour des motifs de conformité ou peut s’avérer souhaitable pour d’autres raisons.

Le cloud peut mais ne doit pas nécessairement constituer une solution judicieuse dès le départ. Il est important que l’entreprise mette en adéquation les besoins des collaborateurs avec ses propres possibilités. L’UCaaS ou un modèle d’acquisition hybride peut constituer le point de départ d’une aventure qui mènera à une collaboration numérique et agile.

Les nouveaux modes de travail des collaborateurs accélèrent le développement des solutions agiles.

Tendances autour de la place de travail 4.0

Sous ses différentes formes, l’UCC permet les échanges spontanés des collaborateurs via différents systèmes et plates-formes, avec des appareils différents, quel que soit le lieu où ils se trouvent, entre services et même entre entreprises. Les nouveaux modes de travail des collaborateurs accélèrent le développement des solutions agiles, une solution basée sur le cloud offrant le plus grand potentiel.

L’une des tendances consiste, pour les concepteurs, à intégrer l’intelligence artificielle (IA) et des chatbots dans une solution UCC existante basée sur le cloud. À l’avenir, un assistant virtuel pourrait ainsi analyser des données et des recherches, coordonner des rendez-vous et rédiger des messages succincts, en quelques secondes et de manière entièrement automatisée.

La réalité virtuelle (RV) constitue une autre possibilité pour l’UCC: alors qu’une solution traditionnelle, par exemple Skype for Business, autorise juste la communication audio et vidéo, les solutions de RV proposent un environnement de travail complet. Les collaborateurs peuvent se déplacer sous forme de personnages virtuels (avatars) dans des locaux virtuels multidimensionnels et interagir sans la moindre restriction avec tous ceux qui s’y trouvent. Ainsi, il est possible de former du personnel de vente de manière ciblée dans une boutique virtuelle, sans qu’une présence physique ne soit requise.

Plus qu’un nouvel outil

Les entreprises qui utilisent l’UCC introduisent une nouvelle méthode de travail. Les collaborateurs doivent donc savoir comment utiliser correctement la solution et comment adapter leurs habitudes, le cas échéant. Il est donc judicieux de tenir compte des points suivants: la direction doit assurer l’ancrage stratégique de la vision relative à la nouvelle méthode de travail avec l’UCC. Il s’agit d’un projet qui doit être mûrement réfléchi et planifié. L’UCC ne flexibilise pas la collaboration du jour au lendemain. Pour cela, il faut du temps et l’acceptation des utilisateurs.

Les collaborateurs doivent être initiés à la nouvelle méthode de travail. Ils doivent comprendre à quel moment ils peuvent utiliser telle ou telle solution et comment ils peuvent en tirer parti. Les supérieurs doivent encourager et incarner les nouvelles méthodes de travail produites par l’UCC. Le télétravail doit être possible et tous les collaborateurs n’ont pas toujours besoin d’être présents sur place lors des discussions.

Les cadres doivent non seulement rendre possibles les formes de travail flexibles, mais les incarner.

L’UCC peut sans aucun doute aider une entreprise à être plus efficace et plus productive, tout en faisant des économies. Un coaching complémentaire est souvent nécessaire. Il permet aux collaborateurs d’utiliser correctement les nouveaux outils et de s’approprier une méthode de travail efficace. Les cadres ont eux aussi fréquemment besoin des conseils et de l’accompagnement d’un spécialiste.v

Pierre-Luc Marilley