Solutions numériques pour manifestations interactives

Les présentations frontales lors de journées des collaborateurs, d’événements clients ou de réunions des cadres sont désuètes. De nos jours, la tendance est à la participation et à l’interaction avec le public d’une manifestation. Quelles possibilités technologiques existe-t-il ? L’entreprise GroupConsulter AG, sise à Berikon dans le canton d’Argovie, possède une expérience de longue date dans la mise en œuvre efficiente et convaincante d’événements interactifs.

Si l’on prend en considération la perte de temps de travail dans les coûts d’une manifestation, il devient rapidement clair que de tels événements doivent générer un véritable bénéfice. Avec les solutions numériques actuelles, cet objectif est plus facilement réalisable. La condition est toutefois de formuler un objectif clair devant être atteint au travers de l’événement en question.

Applications Native et applications Web

Interaction numérique signifie échange d’informations, de décisions, d’opinions et de connaissances au moyen des médias sociaux. Outre la technique événementielle audiovisuelle ordinaire, le smartphone notamment est une plateforme de communication idéale dans le cadre d’une manifestation. Cette approche permet, d’une part, la transmission d’informations aux participants et leur offre, d’autre part, la possibilité de participer activement à l’événement.

De nos jours, il existe sur le marché une multitude d’applications événementielles, offrant de nombreuses fonctions d’interaction numérique. Il convient de différencier les applications Native des applications Web. Les applications Native doivent toujours être téléchargées dans l’App Store iOS ou Android, puis installées sur les appareils des participants. Cette procédure est cependant laborieuse lors d’une manifestation.

Les applications Web, elles, peuvent être consultées à partir d’un navigateur sur chaque appareil, que l’utilisateur se trouve à son poste de travail ou devant son smartphone ou sa tablette. Il n’est pas nécessaire de les installer. Les clients peuvent gérer eux-mêmes de telles applications événementielles ou en bénéficier sous forme de prestation de service intégrale du fournisseur. Elles sont adaptées à une utilisation lors de manifestations de tous les ordres de grandeur.

Pour tirer pleinement profit du potentiel du public, il faut impliquer les participants sur le plan numérique et interagir avec eux.

Possibilités offertes pour tout ce qui concerne la manifestation

Il est possible d’adapter les fonctions à disposition aux besoins spécifiques avant, pendant et après une manifestation. Ainsi, une application événementielle peut par exemple servir de plateforme d’inscription et d’information avant la manifestation. Elle permet alors de transmettre aux participants toutes sortes d’informations sous forme numérique, par exemple les informations concernant l’accès, le programme, les conférenciers, des galeries d’images ou des documents issus des présentations. L’avantage: les informations sont toujours actuelles.

Lors de la manifestation, l’application peut servir au contrôle d’accès, de plateforme d’information et surtout de média d’interaction avec les participants. En font notamment partie, des fonctions telles que le vote en ligne, la messagerie ou les sondages. Il est aussi possible de prévoir une plateforme de networking pour les participants. Suivant le format et la taille de la manifestation, des outils peuvent être utilisés de manière ciblée afin d’impliquer directement les participants au déroulement et d’obtenir d’eux des idées, des informations, des questions ou des opinions. De toutes nouvelles possibilités s’offrent ainsi pour le format des manifestations et leur efficacité est maximisée. La manière et le moment de l’utilisation des différentes fonctions dépendent de l’objectif de la réunion.

Après la manifestation, il est possible non seulement de transmettre aux participants d’autres informations, documents, galeries d’images, mais aussi de leur demander leur opinion concernant la rencontre à l’aide d’un formulaire de feed-back. En cas de besoin, les applications événementielles peuvent être personnalisées, par exemple en y publiant le programme journalier individuel ou des informations adaptées aux intérêts personnels de chaque participant.

Lors d’une manifestation, le smartphone notamment est une plateforme de communication idéale. 

Faire participer activement le public

Les applications événementielles peuvent donc servir de plateforme d’information et d’inscription. La communication numérique permet alors non seulement de réduire les montagnes de papier lors des événements, mais aussi d’apporter une contribution aux «Green-Events».

Impliquer les participants sur le plan numérique et interagir avec eux permet de tirer pleinement profit du potentiel du public. À l’aide d’un vote, par exemple, l’opinion de tous les participants sur un sujet peut être saisie en quelques secondes et rendue accessible à tous. Les participants jouent donc un rôle actif et peuvent influencer le déroulement.

En outre, les applications événementielles permettent aussi de poser des questions directement à la direction par l’intermédiaire de la fonction de messagerie. L’anonymat garantit une participation plus élevée et des questions plus critiques. Les idées et suggestions peuvent être saisies sous forme numérique, par exemple au cours d’un atelier. Les réunions sont ainsi hautement efficientes et les résultats immédiatement disponibles.

Applications événementielles: exemples de mises en œuvre réussies

Réunion des collaborateurs avec session de questions-réponses

Dans le cadre de la manifestation annuelle d’une entreprise, ses collaborateurs ont la possibilité de poser des questions à la direction. Jusqu’ici, plusieurs microphones étaient répartis dans la salle. Les participants ne les utilisaient toutefois que rarement, par crainte de poser des questions critiques devant toute l’assemblée. Lors de la première utilisation de l’application événementielle, 150 questions ont été recensées en une heure.

Rencontre annuelle internationale

Une entreprise de prestations de services utilise une application événementielle pour l’organisation de la rencontre annuelle de ses collaborateurs, issus du monde entier. Les participants s’inscrivent via la plateforme, où ils trouvent également toutes les informations pertinentes. Pour simplifier les relations, elle contient également une liste de tous les participants, avec photo. L’organisateur peut gérer les inscriptions directement à partir de l’application.

Vote en ligne au sein de la production

Dans une entreprise de production internationale, on déplorait des différends entre les cadres et la direction. Grâce au vote en ligne via une application événementielle, il a été possible de demander l’avis des participants au sujet de différents thèmes. Le sondage en ligne a permis ensuite aux cadres de prendre position de façon anonyme au sujet des résultats et d’apporter des propositions d’amélioration.

Développement numérique de l’organisation

Une compagnie d’assurance a réalisé un séminaire de management avec ses cadres. Au programme: un mix d’inputs stratégiques, de tables rondes et d’ateliers interactifs, permettant aux participants de discuter de leurs idées concernant le développement et l’optimisation de l’orientation client. Au sein de 150 groupes, les précieuses contributions des cadres ont été collectées à l’aide de l’application événementielle et évaluées via la fonction de vote en ligne. À la fin de la manifestation, les résultats de la conférence des groupes étaient à la disposition de chacun sous forme numérique pour traitement ultérieur.

Claudio Rotter