Digitale Lösungen für interaktive Events

Frontalpräsentationen bei Mitarbeiterveranstaltungen, Kundenevents oder Kaderanlässen sind nicht mehr zeitgemäss. Der Trend der Zeit heisst Partizipation und Interaktion mit den Teilnehmenden eines Events. Welche technischen Möglichkeiten bieten sich an? Die GroupConsulter AG aus dem aargauischen Berikon hat langjährige Erfahrung darin, interaktive Events effizient und wirkungsvoll umzusetzen.

Rechnet man den Arbeitsausfall in die Kosten eines Events ein, wird schnell klar, dass Events einen echten Nutzen generieren sollten. Mit den heutigen digitalen Lösungen ist es einfacher, dieses Ziel zu erreichen. Vorausgesetzt, man hat ein klares Ziel, was man an einem Event erreichen möchte.

Native Apps und Web Apps

Digitale Interaktion ist der Austausch von Informationen, Entscheidungen, Meinungen und Wissen mittels digitaler Medien. Nebst der bekannten audiovisuellen Veranstaltungstechnik bietet sich an einem Event besonders das Smartphone als Kommunikationsplattform an. Damit lassen sich einerseits Informationen an die Teilnehmenden vermitteln, andererseits haben diese auch die Möglichkeit, sich aktiv am Event zu beteiligen.

Heute existieren auf dem Markt unzählige Event Apps, die vielfältige Funktionen zur digitalen Interaktion anbieten. Dabei muss man zwischen Native Apps und Web Apps unterscheiden. Native Apps müssen immer vom iOS- oder Android-App-Store heruntergeladen werden und die Teilnehmenden müssen sie auf ihren Geräten installieren. An einem Event ein aufwendiges Verfahren.

Web Apps hingegen sind Websites, die man über einen Browser von jedem beliebigen Gerät aufrufen kann, sowohl am Büroarbeitsplatz als auch auf jedem Smartphone oder Tablet. Eine Installation ist nicht nötig. Solche Event Apps können Kunden selbst verwalten oder als Full-Service-Dienstleistung vom Anbieter beziehen. Sie eignen sich für den Einsatz an Events aller Grössen.

Bindet man die Teilnehmenden digital ein und interagiert mit ihnen, nutzt man das volle Potenzial des Publikums.

Möglichkeiten rund um den Anlass

Vor, während und nach einem Event kann man die zur Verfügung stehenden Funktionen seinen Bedürfnissen anpassen. So kann eine Event App vor dem Anlass als Anmelde- und Informationsplattform dienen. Man kann den Teilnehmenden beliebige Informationen in digitaler Form wie Anreiseinformationen, Programme, Informationen über Referenten, Bildergalerien oder auch Dokumente aus den Präsentationen übermitteln. Der Vorteil: Die Informationen sind jederzeit aktuell.

Am Event selbst eignen sich Event Apps für Zutrittskontrolle, Informationen und vor allem Interaktionen mit den Teilnehmenden. Hierzu gehören unter anderem Funktionen wie Online-Voting, Text-Messaging oder Umfragen. Auch Networking unter den Teilnehmenden ist damit möglich. Je nach Format und Grösse eines Events kann man die Tools gezielt einsetzen, um die Teilnehmenden direkt in den Ablauf einzubinden, um von ihnen Ideen, Informationen, Fragen oder Meinungen zu erhalten. Es eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten für Eventformate, der Nutzen wird maximiert. Wie und wo man die einzelnen Funktionen einsetzt, hängt jeweils von der Zielsetzung des Anlasses ab.

Nach dem Anlass kann man den Teilnehmenden einerseits weitere Informationen, Dokumente oder Bildergalerien zur Verfügung stellen, andererseits deren Meinungen zum Event über ein Feedbackformular einholen. Bei Bedarf lassen sich Event Apps personalisieren, etwa mit einem individuellen Tagesprogramm oder mit Informationen, die auf die persönlichen Interessen jedes Teilnehmenden zugeschnitten sind.

An einem Event bietet sich besonders das Smartphone als Kommunikationsplattform an.

Das Publikum aktiv einbinden

Event Apps lassen sich zum einen also als reine Anmelde- oder Informationspattform nutzen. Die digitale Kommunikation hilft dann nicht nur dabei, den Papierberg an Events zu reduzieren, sondern ist auch ein Beitrag zum Thema «Green Events».

Bindet man die Teilnehmenden hingegen digital ein und interagiert mit ihnen, nutzt man das volle Potenzial des Publikums. Mit einem Voting beispielsweise kann die Meinung aller Teilnehmenden zu einem Thema innert Sekunden erfasst und allen zugänglich gemacht werden. Sie übernehmen damit eine aktive Rolle und können den Ablauf mitbestimmen.

Weiter ist es per Event App möglich, Fragen über die Messaging-Funktion zum Beispiel direkt an die Geschäftsleitung zu stellen. Die gegebene Anonymität garantiert eine höhere Beteiligung und kritischere Fragen. In einem Workshop können Ideen und Gedanken digital erfasst verarbeitet werden. So gestaltet man Events hocheffizient und Resultate stehen sofort zur Verfügung.

Event Apps – Erfolgsbeispiele

Mitarbeiteranlass mit Fragerunde

Am jährlich stattfindenden Anlass eines Unternehmens haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen an die Geschäftsleitung zu stellen. Dafür standen im Publikum bisher mehrere Mikrofone zur Verfügung. Die Anwesenden nutzten diese jedoch kaum, denn die Hemmungen, vor Publikum kritische Fragen zu stellen, waren viel zu gross. Beim ersten Einsatz einer Event App wurden innerhalb einer Stunde 150 Fragen gestellt.

Jährliches Treffen aus der ganzen Welt

Ein Dienstleistungsunternehmen nutzt eine Event App für die Organisation des jährlichen Treffens der Mitarbeitenden aus der ganzen Welt. Die Teilnehmenden melden sich über die Plattform an und finden darauf alle relevanten Informationen zum Anlass. Zum einfacheren Vernetzen befindet sich darauf auch eine Liste aller Teilnehmenden mit Bild. Der Veranstalter selbst verwaltet die Anmeldungen direkt über die Event App.

Online-Voting im Produktionsbetrieb

In einem weltweit tätigen Produktionsbetrieb bestanden innerhalb des Kaders Unstimmigkeiten gegenüber der Geschäftsleitung. Mit einem Online-Voting über eine Event App holte man daraufhin die Stimmung zu verschiedenen Themen ein. Per Online-Umfrage konnte das Kader anschliessend anonym zu den Resultaten Stellung nehmen und Verbesserungsvorschläge einbringen.

Organisationsentwicklung digital

Ein Versicherungskonzern führte mit seinen Führungskräften eine Managementtagung durch. Auf der Agenda stand ein Mix aus strategischen Inputs, Podiumsgesprächen und interaktiven Workshops und die Teilnehmenden diskutierten ihre Ideen zu Weiterentwicklung und Optimierung der Kundenorientierung. In 150 Gruppen wurden die wertvollen Beiträge des Kaders mithilfe einer Event App gesammelt und per Online-Votings gewichtet. Allen standen die Ergebnisse der Grossgruppenkonferenz am Ende des Anlasses zur weiteren Verarbeitung digital zur Verfügung.

Claudio Rotter